＜withコロナ時代の人事・採用業務 いま導入すべきは非対面の「オンライン採用」【2】＞ WEB面接の導入方法とWEB面接運用上の注意点について
コロナ禍により、これまで当たり前に実施されてきた「対面型」の採用業務が困難となる中、非対面型の「オンライン採用」へと切り替える企業が増加しています。オンライン採用では、求職者が感染リスクを恐れることなく面接ができる非対面型のWEB面接の導入がカギとなりますが、オンライン採用へと切り替えるにあたり、導入方法や運用方法が分からない、という企業も少なくありません。WEB面接を導入するには、どのようなことを注意したら良いのでしょうか？WEB面接の導入方法と、WEB面接の運用上の注意点についてまとめました。
WEB面接ツールを選定する
まずは、WEB面接を実施するためのツール選びが重要です。選び方のポイントは、以下の通りとなります。
●全社に最適なツールを選ぶ
WEB面接用のツールとしては、Skype、Zoomなどの無料ツール、i-web Live、Hire Vue、インタビューメーカーなど、有料ツールがあります。無料ツールは汎用性が高いですが、有料ツールにはAIによる採用支援機能や、採用管理システムなど、採用業務に関するオプションが使用できます。有料のWEB面接ツールを導入する方法もありますが、コストパフォーマンス的にも、使い慣れている、という点からも既に導入している既存のツールが使用できないかを検討するところから始めましょう。
●業務の効率化を考慮して選ぶ
WEB面接を運用していくにあたり、日程調整や録画機能は必須となってきます。有料ツールのオプションはいろいろありますが、あれもこれもとツールまかせにすると、使いこなせずにオーバースペックとなる恐れもあります。自社にとって必要な機能を備えているツールかを検討する必要があります。
●求職者の目線にも立ったツールを選ぶ
求職者が、すべてWEBを使いこなせるわけではありません。求職者が応募しやすいように、アプリのダウンロードは不要で使いやすいツールや、認知度が高いツールを選ぶという選択肢もあります。
WEB面接に対応できる環境を整える
非対面とはいえ、WEB面接の場合でもそれなりの環境づくりは必要です。WEB面接に対応できるための環境について、下記にまとめました。
●社内での面接実施場所の選考
通信設備さえあれば、どんな場所でも繋がることができるのはオンラインの利点ではありますが、だからといって、どこでもWEB面接ができる、と言うわけではありません。求職者の個人情報や社外秘情報も会話に含まれる場合があります。WEB面接を実施する際は、社内であっても社外であっても、プライバシーを守れる様な空間づくりがポイントです。小売店や、社外の現場などで人事採用担当者以外がWEB面接を実施する場合、プライバシーが保たれていないことが多々見られるので、注意が必要です。
●カメラの位置や音声の調整
WEB面接の場合、視覚から得られる情報はカメラからの影像が頼りとなります。明るすぎず暗すぎず、面接官の目線にあった高さに調整することがベストです。面接前には必ずカメラチェックを行い、目線の高さ、色の調整を行いましょう。その時は、声も発してマイクテストをし、音声も調整も一緒に済ませて下さい。
●電源の確保
基本的な事ですが、電源の確保がなければWEB面接は実施できません。プライバシーを守るための空間づくりの方に気を取られ、電源の方に気が回らなかった、というケースもあります。WEB面接ではバッテリーが激しく消耗されるため、十分な電源が必要です。どうしてもプライバシーを守る空間が優先される場合は、バッテリーをいくつか用意して電池切れに備えましょう。
●求人サイトなどへWEB面接実施のアピールをする
WEB面接の体制が整ったら、求人サイトなどへも忘れずにアピールしてください。コロナ禍では、感染症対策がしっかりしている企業かどうかも判断されます。求人サイトなどでWEB面接を実施していることを広報しましょう。
WEB面接導入後の注意点
WEB面接は「導入」がゴールではありません。オンライン採用実施への第一歩です。WEB面接を導入した後にはどのような点に注意したら良いのでしょうか？
●WEB面接の際のトラブルシューティングを作成しておく
オンラインのやりとりには、トラブルがつきものです。よくあるトラブルとして、以下のような例が挙げられます。
(1)求職者と回線が繋がらずスタートができない
求職者のドタキャン以外は、通信トラブルによって起こっているトラブルと想定できます。このような事態になってもあわてないように、あらかじめ電話で連絡を取れるように、緊急時の電話番号などを伝えておくと、リスケなどの対処がしやすくなります。
(2)映像がフリーズする、音声が聞こえない
映像がフリーズする、音声が途切れるなども、オンライントラブルで良くある話です。この場合、通信環境に問題があるか、デバイスに問題があるか、焦点は2点に絞られます。ビデオをオンオフにしてみるなど、デバイスで調整できないものは、通信環境の問題が考えられますので、リスケをする、電話回線に切り替えるなどで乗り切りましょう。また、チャット機能が生きている状況であれば、チャット面接という手段もあります。オンライン上のトラブルでホスト側もたついてしまうと、辞退者を生み出す恐れもあります。WEB面接と滞りなく進めるため、ホスト側のイメージを下げないためにもこれらのようないくつかのトラブルを想定したトラブルシューティングを作成しておくことをおすすめします。
●WEB面接に合った「構造化面接法」に切り替える
多くの企業が、WEB面接導入後の運用方法に悩む場合、「面接方法」のノウハウで苦戦します。対面で読み取れる雰囲気や表情、熱意などがWEB面接では読み取りにくくなるためです。WEB面接では、これまでの対面型面接とは違った形で求職者にアプローチを行う必要があります。そんな中で注目されている面接の方法が「構造化面接法」です。構造化面接法は、あらかじめ評価基準は質問項目を決めておき、手順通りに面接を実施していきます。簡単に表記すると「面接のマニュアル化」ですが、人事採用担当者以外の人物が面接を行うケースが多くなっているため、誰でも安定した評価を出せる構造化面接法は非常に有効な面接方法とされています。また、評価の出し方が均一になるばかりでなく、採用のミスマッチを防ぐ効果もあるため、優秀な人材を確保しやすいメリットもあります。
オンライン採用でWEB面接を導入する前にセミナーで学ぼう！
オンライン採用では、これまで通用していた採用業務の在り方がガラリと変わってしまいます。WEB面接もその一つで、非対面ならではのメリットはありますが、慣れない人にとっては、正直、扱いにくい印象もあるでしょう。そのような苦手意識を払拭するためにも、セミナーを受講し、WEB面接導入に備える糧としてください！
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【参照情報】
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