＜更なる規制緩和へ 令和4年改正電子帳簿保存法【3】＞ 改正電子帳簿保存法における実務のポイント
令和4年1月1日から施行される改正電子帳簿保存法では、これまで紙ベースで保存していた書類を、イチから電子保存する必要があります。改正電子帳簿保存法において、実務はどのように変わるのでしょうか？改正法後に国税関係帳簿を電子保存するための実務でのポイント、注意点などについてまとめてみました。
従来法と比べ改正法で国税関係帳簿の扱いはどう変わる？
従来法と比べて、改正法では、税金計算などに大きな変更はありませんが「実務のデジタル化」という意味では、大きな変化を見せるでしょう。
・紙の原本の整理や管理などから解放される
・リモートワークがより円滑に執り行われる
・取引データが電子化することで仕訳入力の時間が短縮される
・ハンコが廃止される
書類や帳簿の電子化は、これまでの業務がなくなってしまうのでは、という危惧がありますが、そうではなく「入力業務」や「仕訳業務」がメインだった業務が、「管理会計業務」がメインとなる業務にシフトしていくという意味になります。入力作業は減りますが、今度は、改ざんなどを防止するためのモニタリング業務などが加わります。従来の業務フローからニューノーマルに向けた業務フローへ切り替えるにはこの改正法が大きなチャンスとなるでしょう。
国税関係帳簿類を電子保存するための実務でのポイント
国税関係の帳簿や書類を電子保存するには、「自己が最初から最後まで一貫して電子的」に作成しなければ電子保存ができない取決めとなっています。その要件を満たすための実務について見て参りましょう。
●国税関係帳簿・国税関係書類を電子保存するための要件を満たす実務について
国税関係の二種類の帳簿「国税関係帳簿」と「国税関係書類」を電子保存するために3つの要件があります。前提として、書類の作成過程の最初から最後までをすべてコンピュータ内で処理している必要があるとされています。一部を手書きで追記するなどの方法は許されていません。
【要件1】「正規の帳簿の原則に従って記帳されていること」
「企業会計」は、すべての取引につき正規の簿記の原則に従って正確な会計帳簿を作成しなければなりません。一般的な実務では、正確な会計帳簿の作成と、正確な会計簿に基づいて決算書を作成します。それを踏まえ「正規の帳簿の原則」は以下の「網羅性」「検証可能性」「秩序性」の3つの要件を満たすことが条件となっています。
①「網羅性」→企業活動によって発生した取引すべてを網羅的に記録されていること
②「検証可能性」→会計記録が検証できる証拠書類に基づいていること
③「秩序性」→すべての会計記録が継続的・組織的に行われていること
①「網羅性」と②「検証可能性」については、例えば、電子データを作成している時に、その保存先が統一されておらず。請求書を確認する時に探せなくなった、などというケースの場合、①と②が組織的に実施されていない事になります。データ管理の欠点を洗い出し、電子データの整然とした管理方法を、会計クラウドサービスなどを活用して構築する必要があります。そうすることで、自然と③「秩序性」が保たれることとなります。
【要件2】「「国税関係帳簿」・「国税関係書類」を表示できるパソコンやダブレット等のコンピュータ、プリンタ、操作説明書が用意されて速やかに出力できること」
「国税関係帳簿」・「国税関係書類」を表示できるパソコンやダブレット等のコンピュータ、プリンタ、操作説明書が用意されて速やかに出力できること」も、会計ソフトやクラウドサービスを使っていれば問題なく執り行えます。「操作説明書」に関しては、オンラインマニュアルや、オンラインヘルプ機能という形でも良しとされています。
【要件3】「国税調査官から質問検査権に基づいたダウンロードの求めがあったらこれに応じること」
この件に関しても、国税調査官の要望に速やかに答えれば問題ないので、ダウンロードの要望があったらすぐに対応しましょう。
●電子保存をスタートするタイミング
条件さえ満たしていれば、税務署への事前申請なしで電子帳簿保存法が適用されますが、注意点があります。それは「国税関係帳簿」に関することです。国税関係帳簿は、会計期間のスタート時と同時に電子保存もスタートする必要があります。会計期間の途中からは、電子保存への切り替えはできませんので、注意が必要です。改正後すぐにスタートしたいならは、令和4年(2022年)1日1日以後の開始事業年度より適用開始となるので、タイミングを見計らってスタートしましょう。
小規模個人事業主も対応しやすい仕様に
今回の改正電子帳簿保存法は、小規模の個人事業主も対応しやすい仕様となっています。令和3年税制改正大綱では「検索要件について判定期間における売上高が1,000万円以下である保存義務者が、国税庁等の当該職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロード求め」に応じることとする場合にあっては、検索要件の全てを不要とする」と記されています。これは、タイムスタンプも検索要件も不要とする緩和措置となります。電子データのシステム化が難しい小規模企業や、スタートアップ企業等にとっては、メリットのある措置であると、期待が寄せられています。
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【参照情報】
全力税務インフォ
＞＞＞新しい電子帳簿保存法で電子帳簿・スキャナ保存はこうなる【2022年(令和4年)以降適用】(暫定版)
M&A Online
＞＞＞【会計コラム】令和3年度税制改正｜電子帳簿保存制度
サインのリーデザイン
＞＞＞令和3年度税制改正大綱と電子帳簿保存法保存制度の見直しー契約の電子化はまだ「待ち」か？
