＜更なる規制緩和へ 令和4年改正電子帳簿保存法【2】＞ 電子帳簿保存法の意義と3つの保存方法・対象となる書類について
令和4年(2022年)1月に施行される電子帳簿保存法の改正では、税務署への承認制の廃止や、タイムスタンプ要件の緩和、適正事務処理要件の廃止、検索要件の緩和など、従来の電子帳簿保存法よりも導入コストや運用コストが、大幅に軽減されるため、多くの企業でDX(デジタルトランスフォーメーション)が進むのではと、期待されています。しかしひと口に「電子保存」といっても、どの書類をどのように保存したらいいのか、把握できていない企業も多いのではないでしょうか？電子帳簿を導入する前に知っておきたい、電子帳簿保存法の意義と、3つの保存方法、対象となる書類について詳しく見てみましょう。
そもそも「電子保存」の意義とは？
まず「電子保存」の意義について、ご説明いたします。電子保存は、コンピューター(パソコン等)上で扱われるデータを、ハードディスクなどの内部記録媒体、SDカード、USBメモリなどの外部記憶媒体、ファイルサーバーや、クラウドサーバーなどに保存することを指します。もっと簡単に言うと、パソコンで作業した内容を保存するという、パソコンを扱う人なら、毎日行っている保存のことです。この保存したデータを、パソコン上で再度アクセスすることができれば、そのデータは「電子保存状態」となっています。
電子帳簿保存法が適用される3つの保存方法について
電子帳簿保存法においての電子保存は、保存すべき国税関係帳簿書類の性質により、3つのタイプに分類されます。
(1)コンピューターを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
(2)スキャナ電子保存
(3)電子取引の取引情報の電子保存
これらの概要について、以下の項目でそれぞれ解説致します。
(1)パソコン等のコンピューターを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
【概要】
「パソコン等のコンピューターを使って自社が作成す帳簿書類の電子保存」のポイントは以下の通りです。
・自社が作成する帳簿書類であること
・支払い時に受領する他社が作成した領収書は対象とならず
【保存できる書類】
・国税関係帳簿…仕訳帳・総勘定元帳、その他の補助簿
・国是関係書類…注文書・契約書・請求書・領収書など取引の証拠書類となるもの
【国税関係帳簿類を電子保存できる要件】
「国税関係帳簿」「国税関係書類」を電子保存するためには、以下の要件をクリアする必要があります。
・前提として「自己が最初から最後まで一貫してコンピューター内で処理している必要があり、以下の3つの条件に従って作成する場合電子保存できる
①正規の簿記の原則に従って記載されていること
②「国税関係帳簿」「国税関係書類」を表示できるパソコンやタブレット等のコンピュータ・プリンタ・操作説明書が用意されて速やかに出力できること
③国税調査官から質問検査権について書類のダウンロードの求めが合ったらこれに応じること
(2)スキャナ電子保存方法
【概要】
国税関係書類を、コピー機やスキャナ機器で読み込んで電子保存する方法を「スキャナ電子保存」と言います。2018年の改正電子帳簿保存法から、スマートフォンやデジタルカメラによって撮影された書類も、スキャナ電子保存に含まれるようになりました。
【保存できる書類】
スキャナ電子保存の対象となる書類は「取引に関して相手方から受けとった文書（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・その他これらの準ずる書類）そして、自ら作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」となります。
【国税関係書類をスキャナ電子保存できる要件】
国税関係書類をスキャナ電子保存できる要件は以下の3つの要件をクリアする必要があります。
①タイムスタンプ等要件
②一定のディスプレイとカラープランタを用意
③検索機能の確保
スキャナ保存の要件では、スキャンしたデータに「①タイムスタンプの付与」と代替え手続きを行います。タイムスタンプは「重要書類」か「一般書類」かで要件が異なります。電子保存されたデータは調査官が確認できる必要があります。これが「②一定のディスプレイとカラープランタを用意」です。電子保存されたデータは調査官がチェックできるよう「14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタ(拡大または縮小が可能で4ポイントの文字が認識可能)そして操作マニュアルを備えておく」と電子帳簿保存法法施行規則第3条(5)六で記されています。
細かい指定のように見えますが、実際には、一般に流通している14インチ以上のディスプレイとカラープリンタで十分対応が可能です。そして、電子保存したデータは、取引等の年月日、取引金額、取引先などでも、コンピューターで検索することができることも条件となります。これが「③検索機能の確保」です。この要件を満たしていれば、令和4年1月より、改正電子帳簿保存法のもとで、税務署への事前申請なしで、電子データの保存を開始することが可能となります。
(3)電子取引情報の電子保存方法
【概要】
電子取引情報の電子保存方法は「取引に関して受領する、または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類に通常記載される記録を電子的にやり取りする取引(電子取引)を行った場合に、この電子取引の記録を電子的に保存しなければならない」ということを指しています。これまでは、電子取引でやりとりされていた証拠は、取引データを出力して紙で保存していましたが、改正法以降ではこの方法は認められないことになります。証拠書類として保存される取引情報データは、令和4年1月1日以降、全て電子的に保存しなければなりません。
【電子取引の電子保存の対象となる書類】
電子取引の電子保存の対象となるものは、「取引に関して受領する」または「交付する注文書・契約書・送り状・領収書・見積書その他これらに準ずる書類」と記されています。詳しく紐解くと、国税関係書類のうちの取引関係書類が対象となります。
【電子取引の取引情報データを電子保存する要件】
電子的取引の取引関係書類を電子保存するには、以下の要件が必要となります。
①訂正削除の防止策の措置
②ディスプレイ・プリンタ等の備付
③検索機能の確保
まずは、電子取引の取引情報データが改ざんされないように、タイムスタンプが付与された取引情報を受領する、タイムスタンプが付与されていない場合は、受領後にその業務の処理に係る通常の期間(最長2か月)が経過した後にタイムスタンプ付す、またタイムスタンプが付されていない取引情報データを受領した場合は、データの削除ができない、または訂正削除を行った記録が残るようなシステムを使用することが要件となっています。
正当な理由がない訂正削除を防止するためには、訂正削除の防止に関する事務処理の規程を定めて、その運用を行う事とされています。その場合は、国税庁の例などを参考に実施すると良いでしょう。さらに、スキャナ保存と同様に、データを調査官が確認する必要もあるため、14インチのディスプレイとカラープリンタを準備しておきます。
セミナーで電子帳簿保存法や電子保存について学ぼう
電子帳簿保存法の元で電子データを保存するには、何かと手間がかかりそうな印象ですが、一つ一つ理解をしていくと、従来よりも効率がいいことが分かります。まずはセミナーで電子帳簿保存法を学び、知識の厚くしておきましょう。臨機応変な対応が必要となる状況も想定されますので、そんな時に、電子帳簿保存法の知識は武器となります。下記URLよりセミナーをお探しください。
■会場型セミナーで受講したい方は『ビジネスクラス・セミナー』
＞＞＞最新のビジネスセミナーを探す
※サイトにアクセスしたら、「電子帳簿保存法」などでフリーワード検索してください。
■WEBセミナーで受講したい方は『Deliveru(デリバル)』
＞＞＞Webセミナーで最新WEBセミナーを探す
※サイトにアクセスしたら、「電子帳簿保存法」などでフリーワード検索してください。
【参照情報】
全力税務インフォ
＞＞＞新しい電子帳簿保存法で電子帳簿・スキャナ保存はこうなる【2022年(令和4年)以降適用】(暫定版)
WORKS APPLICATIONS
＞＞＞2021年度の税制改正で、電子帳簿保存法はどう変わる？大綱から分かりやすく解説！
