【いまココ押さえる企業法務(7)　 withコロナ時代の就業規則④】　就業規則を変更するには？手順や手続きなど実務を解説！

お疲れ様です！いのりんです♪

アフターコロナ、ポストコロナ、withコロナ、、、

いろいろな言葉が飛び交うコロナ禍ですが、
先が見えない今は、
withコロナがしっくり感じる今日この頃。

はじめは戸惑ったリモートワークの時間配分もバッチリ、
zoomの背景コレクションも増えました！

ただやっぱり、
オフィスでわいわいしてた時間も、
ちょっと恋しい感じがしますね。

次の出社日には、
とっておきの布マスクで出勤しようと思います。

みなさまは、
withコロナをどう過ごされていますか？

さあ、
今回もいまココ押さえる企業法務にお付き合い下さい。

いよいよ「就業規則の変更方法」についての解説です！

就業規則を変更するまでの手順

まずは、就業規則を変更するまでの手順を、ご紹介します。

(1)就業規則変更方針を決定し経営陣の承認を得る
まずは、現行の就業規則が、
直近の労働関連法や判例などとの間に、
齟齬や剥離がないかなどを点検します。

就業規則を変更する方向性になったら、
取締役会などを開催し、経営陣の承認を得て、
就業規則変更方針を決定します。

(2)就業規則変更方針に沿って就業規則変更案を作成する
承認を得たら、総部務などの担当部署にて、
就業規則変更方針に従い、
就業規則変更案を作成し、
就業規則へ盛り込みます。

正社員以外にアルバイトやパートなどの非正規雇用者がいる場合は、
就業規則が適用される従業員の範囲も検討しなければなりません。

変更すべき規程をピックアップし、
「変更の合理性」を明確化することで、
変更後の労使トラブルを抑止します。

(3)社員代表者の意見聴取を実施
労働契約法第9条では、
「労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、
　労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。」
と定められているため、
就業規則を変更する場合は、
社員の代表者の意見調書を実施することが、
義務付けられています。

労働組合がある組織ならばその代表者、
労働組合がない組織の場合は社員の代表者から、
意見を聴きます。

合意がとれたら、
社員代表者の署名・捺印をし、
「意見書」としてまとめます。

代表者の決定方法としては、
「従業員の話し合い」や「持ち回り決議」
「投票で立候補者の中から代表者を選出する」
などの方法が用いられています。

(4)就業規則変更届を提出する
変更した新しい就業規則に、
新旧対照表と意見書を添えて、
所轄の労働基準監督署へ届け出ます。

就業規則変更届については、
後述で説明いたします。

(5)新しい就業規則を社員へ周知する
経営陣は、新しい就業規則を社員へ周知する義務があります。

社員への周知が終了しないと、
新し就業規則は施行できません。

周知方法については特に決まりはなく、
社内メールや書面での一括通知、
掲示物として貼り出しなどでも良いとされています。

就業規則の変更に必要な書類とは？

就業規則変更のために、
労働基準監督署へ提出する書類は以下の4種類です。

①新しい就業規則
「新しい就業規則」は文字通り、
新しく作成した方の就業規則です。

一部変更した場合のみ、
新旧対照表の届け出だけでも大丈夫ですが、
基本的には新しい就業規則を添えた方が、
良しとされています。

②意見書
「意見書」は就業規則の変更について、
「従業員の過半数の代表者からの意見調書」です。

従業員側からの承認を得ています、
ということを証明する書類でとても重要です。

意見書には、代表者の署名と捺印、
労働組合に加入している場合は労働組合の名称、
それ以外の場合は代表者の選出方法についても、
記入が必要となります。

意見書のフォーマットは、
労働局のホームページからダウンロードできますが、
特に書式は定められていません。

③就業規則変更届
「就業規則変更届」には、以下のような項目を記します。

・提出日
・法人名
・会社所在地
・代表者名
・変更前の就業規則の条文
・変更後の就業規則の条文

就業規則変更届も、
労働局のホームページからフォーマットをダウンロードできますが、
意見書と同様、上記のことが記されていれば、
書式は特に決められていません。

④新旧対照表
「新旧対照表」は、
旧就業規則と新就業規則が、
比較できるように記したものです。

就業規則の内容を一部変更する場合は、
就業規則本体ではなく、
新旧対照表の提出でも良しとされています。

●書類の提出方法は？
所管の労働基準監督署の窓口へ届け出る方法と、
郵送で送付する方法があります。

窓口で届け出ると、
書類の一部が控えとして返却されます。

郵送の場合は、
返却用切手と返却用封筒を同封しましょう。

従業員の反対があった場合はどうする？

就業規則変更にあたり、
従業員からの強い反発があった場合は、
変更が可能なのでしょうか？

就業規則変更の為に提出が義務付けられている「意見書」は、
あくまでも「意見書」のため、
その内容が就業規則の変更に反対であっても、
提出することができてしまいます。

しかし、労働契約法第9条や第10条によって、
従業員の意向は守られているため、
合理的理由のない従業員にとって、
不利益な就業規則の変更は禁止されています。

強引に変更した場合は、
裁判になる事例もありますので、
変更する場合は従業員と慎重に協議を重ねる必要があります。

(参照)
e-Gov電子政府の総合窓口
＞＞＞労働契約法

【労働契約法第9条】
労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。

【労働契約法第10条】
就業規則の変更により、労働条件を変更する場合においては、変更後の就業規則を労働者に周知させ、かつ、就業規則の変更が、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉状況その他就業規則の変更に係る事情に照らして合理的なものであるときは、労働契約の内容である労働条件は、当該変更後の就業規則に定めるところによるものとする。