企業におけるマイナンバーの管理方法とセキュリティ対策とは

マイナンバー制度がスタートして、未だ個人レベルではピンと来ない人も多いかと思われますが、
従業員のマイナンバーを取り扱う事になったしまった企業側ではマイナンバーの管理方法や
セキュリティ対策などの整備に追われています。
そんな企業におけるマイナンバーの管理方法とセキュリティ対策についてご説明します。

企業で取り扱うマイナンバーとは

マイナンバー制度のスタートにより、企業内でのマイナンバーの管理方法が問われています。
なぜ個人ではなく企業での取り扱い方がピックアップされているのでしょうか？
それは企業内で金銭のやりとりが発生した際にマイナンバーが必要となるからです。

例えば税務関係や社会保険関係の書類に当該従業員のマイナンバーが必須となりました。
それ以外でも個人事業主に外注した際の支払い調書、株主の配当などにもマイナンバーが必要です。
従業員の分だけでも多いのに、それ以上の数のマイナンバーを取り扱うため、
企業でのマイナンバーの取り扱いは組織全体としてのセキュリティが問われる事になります。
どの企業でも初めての取り組みなので足並みがなかなかそろわないのも現状です。

企業におけるマイナンバーの管理方法とは

そんな企業におけるマイナンバーの管理方法として、「マイナンバーの基本方針の策定」と
「マイナンバーの取り扱い規程の策定」の2つのガイドラインの導入が推奨されています。
ある程度ルールを決めておくことで従業員に制度を周知しやすくなり、実務担当者への
研修などにも多いに役立ちます。

「マイナンバーの基本方針の策定」とは

基本方針の策定は義務付けられているものではありませんが、
しっかりと方針を明確にしておくことで実際の運用がスムーズになります。
ごく小規模の企業以外はなるべく策定しておくことが重要です。

マイナンバーの「取り扱い規程等の策定」とは

取り扱い規程等の策定とは簡単に言えばマニュアル等を作成する義務のことです。
いくら経営者がマイナンバーについて深く理解したとしても実務担当者が
理解していなければ意味がありません。
源泉徴収票などの書類を作成する際のマイナンバーの取り扱い方法や
具体的な手順などを分かりやすく示しておくことで効率よく事務作業を行う事が可能になります。