マイナンバーの保管期間について
いよいよ始まったマイナンバー制度。
始まったばかりの制度なので、詳しい内容を知らない人も多いのではないでしょうか。
ここではマイナンバーの保管期間について説明していきたいと思います。
マイナンバーには保管期間はあるの？期間はどのくらい？
特定個人情報を保管する義務については、国税関係帳簿などが一定期間の保管を義務付けられていますが、マイナンバーの場合どうなのでしょうか。
マイナンバー法では、利用目的を明らかにしたうえで、必要がある限りは保持し続けることができるとされています。
また、個人番号カードについては、有効期限が10年とされていますが、実際のところ、「必要がある限り保管し続けることができる」といった表現がなされています。
例えば今後、従業員への給与を支給する際、税や社会保障関連の手続きをする際、
収集したマイナンバーの情報を使用することになります。
従業員がその会社に雇用されている限り、その会社はその従業員のマイナンバーを保管し続ける必要があります。
マイナンバーを破棄する場合、どういったタイミングで行えばいいの？
それでは、マイナンバーを廃棄するタイミングはいつなのでしょうか。
マイナンバーの利用目的は法律で限定されているうえ、
利用目的がなくなったら速やかに廃棄することが義務付けられています。
従って、従業員の退職時には、マイナンバーを廃棄することになります。
より具体的には、7年間以内に廃棄することが法律で義務付けられています。
ここでの注意点として、2点あります。
一つ目は、「マイナンバーを廃棄する際には、復元できないような状態にすること」、
二つ目は、「書類については、マイナンバーが記載されている部分を廃棄すれば保管可能」
ということです。
これらのことに注意してマイナンバーを活用しましょう。
マイナンバーは導入されたばかりということもあって、戸惑うことも多いかと思います。
そんな方を対象に、セミナーが多数開催されています。
こちらに参加して、マイナンバーの収集から廃棄までの流れを勉強するとよいでしょう。
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