＜ペーパーレス化が加速する！2020年10月からの電子帳簿保存法改正【2】＞電子帳簿保存法の導入に欠かせない「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」と「JIIMA」について

これまで紙で保存していた帳簿書類を電子データで保存することが可能となる「電子帳簿保存法」には、対応する経理精算システムや会計ソフトの導入が欠かせません。しかし、市販の経理精算システムや会計ソフトは巷に溢れ、ソフトウェアが安心安全にデータを保存できるのか、企業としては悩ましいところです。2016年の電子帳簿保存法改正でのスキャナ保存の要件緩和と同じくして、市販のソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックする「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」を設けました。このチェックはJIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)で行われます。ここでは、電子帳簿保存法の導入で欠かせない「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」と「JIIMA」を見てみましょう。

 

電子帳簿保存法には市販のソフトウェアが不可欠

電子帳簿保存法に欠かせない経理精算システムや会計ソフトなどの市販のソフトウェアの必要性についてまとめました。

●規制緩和により電子帳簿保存法導入のハードルが下がった
1998年に電子帳簿保存法が制定された時は、一から「電子データ化」を目的として作成する書類のみが保存の対象となっていましが、段階的に規制が緩和されてきました。

・2005年→決算関係書類を除いた書類のスキャン保存を認める「スキャナ保存制度」の制定
・2016年→「契約書や領収書の記載金額が3万円以下」という制限の撤廃
・2017年→スマートフォンで撮影したデータの認知

これにより、電子帳簿保存法導入のハードルが下がり、各企業では書類をデータで管理しやすくするために、経理精算システムや会計ソフトなどのバックオフィスシステムを導入し、業務を効率化する企業が増加しました。

●電子帳簿保存法において市販ソフトウェアの必要性
従来の経理実務では、経費の申請者が、経費や交通費を紙の帳簿やエクセルなどで入力したものを提出し、経理担当者が申請書をチェックしたのち、手作業で仕訳し、最終的に会計ソフトへ手入力するスタイル一般的でした。入力する媒体や紙がコンピューターの中かの差だけで、劇的に作業効率がアップするわけではありません。クラウド型の市販のソフトウェアを使用すれば、インターネット環境さえあれば、パソコンに限らず、スマートフォンやタブレットからも経費の精算が可能となります。申請者が入力したデータは、勘定科目と紐づいた項目ごとに仕分けが行われるので、経理担当者が改めて入力する手間が省けます。そのうえ、金額は自動計算となるため、計算ミスなどのヒューマンエラーの抑止にもなります。自社の電子帳簿保存法導入、に市販のソフトウェアを生かすことができれば、業務効率化、ペーパーレス化を進めることができます。

 

「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」とJIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)とは？

「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」とJIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)の関係性についてもご説明します。

●「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」とは？
規制緩和以降、市販の経理精算システムや会計ソフトには多くの種類が存在し、テレビCMなどで宣伝する業者も増えてきました。しかし、ユーザー側からすると、どの業者のソフトが安全なのかは判断できません。電子帳簿保存法で保存する書類は、企業にとってとても重要な書類ばかりとなるため、特に安全性については重視したいところです。そこで、国税庁は2016年に実施した、スキャナ保存の規制緩和時に、電子帳簿保存法の要件を満たさない市販のソフトウェアの利用者が、誤って帳簿を電子保存することがないように周知することJIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)へ依頼しました。JIIMAは、電子申告をする際に「電子帳簿保存法に則って、正しく国税関係帳簿を作成・保存する必要があるとの認識のもと、企業に安心して市販のソフトウェアを利用していただくため」に「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」を設けました。

●JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)とは？
JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)とは、文書情報マネジメント普及を推進する公共団体で、1958年に設立されました。主に電子文書の信頼性向上と文書情報流通基盤の整備、人材育成などを通じて電子文書情報社会の構築を目指す、とされています。電子帳簿保存法においては、国税関係書類のスキャナ保存に対応するソフトウェアのチェック機能の役割を果たしています。チェック方法は、市販のソフトウェアのマニュアルや取扱い説明書などに記されている、ソフトの機能を、公正な第三機関にてチェックを行い、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていれば、認証製品として、国税庁へリストを提出します。

●JIIMAの認証制度
JIIMAから認証を受けると、商品へ認証マークを付けることが可能となります。電子帳簿保存法は改正が多く、どのソフトウェアが最新のものか、ユーザー側での見極めは非常に困難です。誤った判断でソフトウェアを選ばないようにと、認証品はJIIMAのホームページ上で公表されています。また、JIIMAの認証マークは購入の際の判断材料にもなるので、市販の経理関係のソフトウェアを手に取る場合は、JIIMAの認証品であるかをチェックした上で、JIIMAのホームページ上で最新の電子帳簿保存法に対応しているかどうかダブルチェックすることをおすすめします。

 

経理を電子化するまえにセミナーを受講しよう！

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【参考サイト】
JIIMA
＞＞＞電子帳簿ソフト法的要件認証制度

経理プラス
＞＞＞目指せ！電子帳簿保存法対応で効率化！成功のカギは「JIIMA認証」