ビジネスマンの正しい送付状の書き方
本来、契約書などの文章は直接相手先に持参するのが最も丁寧な形です。
しかし、時間などの関係上郵送などで送ることが多いです。
契約書を郵送する際に添えるのが送付状です。
では、送付状はどのように書けばよいのでしょうか。
契約書の送付状とは
送付状とは、契約書などを相手先に郵送などで送付する際に添える書面のことです。
送付状には、相手先に挨拶をする、契約書の内容を知らせるといった役割があります。
送付状の書き方
送付状には、日付、宛先、差出人名、タイトル、本文、記書きなどの内容を記載します。
日付は、契約書を発送する日を右肩に記載します。
宛先は、法人名や会社名などを左寄せ記載します。
担当部署などが分かる場合は、それらの情報も記載します。
差出人名には、自分の名前や所属などを右寄せで記載します。
タイトルは、中央そろえで「ご契約書送付のご案内」といった内容を記載します。
本文は、頭語・時候の挨拶、本題、結語から構成されます。
頭語とは手紙文などの書き出しに用いる言葉で「拝啓」「謹啓」「前略」などがあります。
また、結語は手紙文の結びの言葉で「敬具」「敬白」などがあります。
例えば、頭語が「謹啓」ならば結語は「敬白」などを用います。
本題には、同封する契約書についての旨を記載します。
契約書以外の書類を記載する場合は、記書きして、その下に同封する書類を箇条書きで記載します。
記書きをした場合、最後に「以上」と記載します。
送付状を作成する際の注意点
送付状はパソコン、手書きどちらで作成しても問題はありません。
ただし、どちらで作成する場合も誤字脱字に気を付けることが大切です。
送付状を作成し終わったら、相手先に発送する前に、もう一度内容を確認することが大切です。
また、契約書を郵送する際には、送付状を封筒の一番手前におくようにします。
送付状の書き方について説明をしました。
契約書の送付状などの書き方について詳細に知りたい方はセミナーに参加するとよいです。
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