ISOの文章管理のポイント
ISOの規格によっては、文書管理規定を作成して効率よく機能させることが求められます。
ISOの文書管理で求められる点とその注意点、ポイントについて紹介していきます。
文書管理で必要なこと
ISOの文書管理は主に、文書のレビューと承認、文書の識別、最新版管理と配布管理、外部文書の識別と配布管理、廃止文書の識別によって成り立っています。
この文書を効率よく機能させるために必要なことの一つが、文書のシステム化です。
品質マニュアルや規定に関しては、会社内のイントラネットにてその文書を共有して機能させる必要が出てきます。
文書をシステム化するにあたっては、最新版を管理することと検索機能を設けることによって必要な文書をすぐに検索できるような機能を持たせるのです。
また、文書をシステム化することで不具合やトラブルが生じる可能性も高いので、
そのための再発防止策をシステム化しておくことでスムーズに文書管理が行えるようになります。
文書管理システム構築の注意点とポイント
文書管理システムを構築するにあたり、気をつけるべき注意点とポイントについて詳しく見てみましょう。
基本的に文書管理システムを構築するにあたり、社内のイントラネットが整備されているほうが構築がスムーズにすすみます。
システムを構築する方法としては主に二つあり、
市販の文書管理システムを導入するのと、社内のイントラネット内で構築することです。
前者の場合はISOの文書管理に必要な項目が全て導入されていますので、すぐに文書管理が行えるというメリットがありますが、
既に出来上がっているシステムですからシステムを変えるのが難しいのがデメリットです。
社内のイントラネットにてシステムを構築する場合ですが、
導入費用もかからなくかつ必要に応じてシステムの使用を変えられるというメリットがあります。
しかしながらISOの規格を満たすためのシステムを構築するのが時間がかかったり、難しかったりするのがデメリットになります。
