ビジネスメールを送る際の注意事項とは
社会人になると社内、社外問わず仕事に関するメールを送信する機会は多くなると思います。
しかし、変な内容のビジネスメールを送ってしまうと、そのメール一通のためにあなたの評判を落としてしまうかもしれません。
ではビジネスメールを送る際にはどのようなことに気を付ければ良いのでしょうか？
ビジネスメールの正しい書き方は？
ビジネスメールを書く際にはいくつか気を付けなければならないことがあります。
まず件名の入力です。
送った相手が件名を見ただけで何に関するメールなのかをある程度予測できるようにしなければなりません。
例えば「メールを送信させていただきます」という件名で送ったとしましょう。
相手は何のメールなのか分かりませんよね。
頻繁に送信する相手で、あなたからのメールだと分かればよいのですが、
そうでなければスパムメールと思われ読んですらもらえないかもしれません。
要件を短く簡潔にするという事も重要なポイントです。
ビジネスメールでは用件をきちんと伝える必要があります。
分かりやすく簡潔にという事は最低限のルールです。
また、いきなり要件に入るのではなく、「いつもお世話になっております」や「先日はありがとうございました」など相手を思いやる言葉を入れるとよいでしょう。
ビジネスメールの内容として、お詫びやミスの報告などをいきなりメールで行うのはマナー違反となります。
そういった場合はまず電話でお詫びをした後に、メールはその詳細の報告のような意味合いで送ります。
ビジネスメールでの署名やフォントは？
ビジネスメールを送る際には差出人がどこの誰なのかという事をしっかりと伝えなければなりません。
何度もやり取りをしている相手であれば最後に署名でも良いのですが、
そうでなければ最初に署名をすることが望ましいでしょう。
また、フォントについてはどの文字でも横幅が固定されている「等幅フォント」が望ましいでしょう。
メールを受け取った相手が読みやすい文章というのを考える必要があります。
件名（TO/CC/BCC）の使い分け方は？
メールを送る際には同時に複数の人に送ることが出来ます。
ここで気を付けなければいけないのはCCとBCCの使い方です。
TOは送付する相手になります。
同じメールを他の相手に送る場合、CCやBCCにアドレスを入力することで送ることが出来ます。
CCに入れて送った場合、TOに入力している人はCCに入力したアドレスを見ることが出来ます。
そうなると個人情報の問題や取引上の問題が起こる可能性もありますので、見られていい物なのかをしっかりと判断しなければなりません。
TOに入力している人に、他に人にも送ったと分かられたくないのであればBCCに入力して送らなければなりません。
ビジネスメールは現代のビジネスには無くてはならない重要なツールです。
しかし、一度送ってしまうと修正をすることはできません。
ビジネスメールなどのビジネスマナーについては様々な所でセミナーが開催されています。
自信が無いのであれば、失敗をする前にそういったセミナーを受講してみると良いかもしれませんね。
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